Сравнение документов посредством ScanDifFinder SDK: технологии от ABBYY
Чтобы сравнить несколькостраничный документ и найти в нем различия, не обязательно тратить много времени на ручной анализ. Для упрощения задачи можно воспользоваться программными средствами, которые значительно сократят время и снизят процент ошибок. Интеграция функционала сравнения документов в корпоративную систему позволяет сохранить привычные инструменты работы сотрудников, облегчить процесс обработки информации и не тратить время на обучение.
Есть программы для сравнения документов, которые могут обрабатывать различные виды документов (договоры, акты, прайс-листы) в различных форматах (doc, rtf, txt, jpg и т. д.). Это удобно и экономит время, поскольку не нужно искать и загружать утилиты для каждого формата отдельно.
Однако, чтобы выбрать правильную программу для сравнения документов, стоит рассматривать только проверенные компании, обладающие продолжительным опытом работы и успешными решениями в данной области.
Автоматизированные программные средства сравнения документов могут со значительной скоростью обрабатывать большой объем информации, с большой точностью отыскивать различия, которые могут быть упущены человеческим глазом, а также значительно сократить время процесса и исключить возможность ошибок.
Это особенно важно для бизнеса, где проверка соответствия больших объемов документов занимает много времени и может привести к финансовым потерям. В конечном итоге, эффективность бизнеса зависит от эффективности процессов внутри компании.
Одним из ведущих разработчиков решений в области интеллектуального управления информацией является ABBYY. Использование их технологии сравнения документов позволяет существенно повысить эффективность бизнеса и сэкономить время сотрудников.
Искусственный интеллект помогает офисным работникам решать задачу сравнения документов. Особенно данная потребность возникает у юристов, финансистов, сотрудников договорных подразделений, отделов бухгалтерии, а также у менеджеров по персоналу, секретарей и администраторов.
Интересно, что необходимость сравнения часто возникает не только между разными версиями документов, но и в случае сравнения данных в разных форматах. Бумажный документ с электронной копией сравнивают 78% сотрудников, а разные версии документов в текстовом формате - 61%. В свою очередь, документ MS Office с PDF-файлом сравнивают 55% работников, а электронный документ со скан-изображением - 37% работников.
Если учесть, что обычный договор может состоять из нескольких страниц, становится понятным, что построчная сверка вручную требует колоссального сосредоточения и отнимает у сотрудников колоссальное количество времени.
Кроме того, даже внимательный сотрудник не застрахован от ошибок, последствия которых могут негативно повлиять на бизнес. Ситуация усложняется сжатыми сроками обработки документов, бездействие в этом случае может стать "фатальной" ошибкой.
Решением данной проблемы является внедрение автоматизированных систем обработки документов. Их преимущества заключаются в том, чтобы за кратчайшие сроки выполнить сравнение документов, повысить качество обработки и устранить человеческий фактор.
В случае сравнения текстовых документов офисные сотрудники могут воспользоваться встроенными инструментами MS Office. Достаточно воспользоваться кнопкой «Сравнить» в меню вкладки «Рецензирование» в новых версиях Word. Однако, как показывает опыт, проверка документов MS Word трудоемка, а главное - не всегда корректна.
Документы, с форматированием, могут содержать нюансы, относящиеся только к оформлению документа, но не к содержанию. Технология искусственного интеллекта ScanDifFinder SDK компании ABBYY может существенно облегчить процесс проверки, находя в короткие сроки все значимые различия между двумя версиями документов, будь это бумажный документ с цифровой копией или две электронные версии.
ScanDifFinder SDK работает с разнообразными текстовыми и графическими форматами (среди которых: .doc (.docx), .xls (.xlsx), .odt (.ods, .odp), .rtf, .txt, .html, .pdf, .jpg, .png, .gif, .bmp), обнаруживает только значимые изменения и игнорирует форматирование, что позволяет удобно просматривать и сравнивать документы, сохранять результаты проверки в MS Word или PDF.
Технологии ScanDifFinder SDK легко интегрируются в любые приложения, системы электронного документооборота, применяемые на предприятии. Система поддерживает два языка документа и интерфейса, русский и английский, и может работать с объемными документами, даже если это многостраничный договор - время на проверку будет установлено в несколько минут.
Система позволяет автоматически находить все значимые несоответствия в содержании двух версий документа, будь то договор, акт, обновленный прайс-лист и т.д. Также следует отметить, что ее использование не требует обучения сотрудников. Загрузив два документа в окно программы и подождав несколько минут, система выполнит сравнение и выдаст результат проверки. Выглядит просто и удобно, не так ли?
ScanDifFinder SDK - эффективный инструмент для интеграции технологии обработки документов в бизнес-процессы компаний. Многие предприятия уже оценили положительное влияние данного решения на свою работу. Рассмотрим два кейса, в которых использование технологии сравнения документов помогло оптимизировать бизнес-процессы.
Первый кейс - компания «Базэл Аэро», управляющая аэропортами Краснодарского края. Юридическая служба предприятия обрабатывает большое количество договоров каждую неделю. Сотрудники сверяют каждую подписанную бумажную копию документа с электронным образцом, чтобы избежать ошибок и серьезных финансовых рисков. Однако это занимает много времени и требует повышенного внимания. Чтобы решить эту проблему, компания внедрила технологию автоматизированной обработки документов ScanDifFinder SDK от ABBYY. Программа сравнения документов работает в системе «1С: Документооборот» и автоматически распознает скан-копии бумажных договоров, предоставленных контрагентами, находя несоответствия с текстом согласованной версии, что позволяет сотрудникам юридической службы «Базэл Аэро» не тратить время на сверку договоров вручную и минимизировать риск подписания некорректной версии.
Второй кейс - компания «Логика бизнеса», создатель программного обеспечения для управления корпоративным контентом и электронной системы обработки документов «Логика СЭД». В конце 2016 года «Логика бизнеса» совместно с ABBYY начала разработку нового продукта «Сравнение документов» в составе приложения «Логика СЭД». Решение, основанное на технологии ScanDifFinder SDK, позволяет автоматически сверять оригиналы и копии договоров, счетов-фактур и других документов в различных форматах. Технология имеет два режима работы: с ожиданием результата и с запросом уведомления. Результат проверки содержит список найденных различий с указанием страниц, что позволяет пользователям быстро и точно находить все изменения. Технология легко интегрируется в любые СЭД, что дает компаниям удобный инструмент для управления корпоративной информацией.
ScanDifFinder SDK - мощное решение, которое помогает экономить время сотрудников и сводить к минимуму риск ошибок при сверке документов. Компании, уже оценившие преимущества интеграции данной технологии, получают удобный и эффективный инструмент управления бизнес-процессами.
Фото: freepik.com